Dịch vụ Email Hosting là gì? Doanh nghiệp có thật sự cần dịch vụ Email Hosting không?

Dịch vụ email hosting được nhận xét là một sự lựa chọn nâng tầm uy tín cho doanh nghiệp, tăng tỷ lệ cạnh tranh trên thị trường. Vậy Dịch vụ Email hosting là gì? Doanh nghiệp có thật sự cần dịch vụ Email Hosting không? Hãy cùng websitegiare.vn tìm hiểu câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Định nghĩa email hosting và lợi ích nó mang lại

Email hosting là gì?

Dịch vụ Email hosting là 1 dịch vụ thư điện tử chạy trên máy chủ riêng biệt mà tính bảo mật cao. Ngoài ra, email hosting cho phép bạn điều chỉnh số lượng tài khoản và cấu hình. Thông thường các doanh nghiệp và tổ chức sẽ sử dụng dịch vụ này để tăng tỉ lệ gửi email thành công và độ tin cậy.

Hiểu theo nghĩa thông dụng, khi nhận email từ doanh nghiệp, bạn sẽ thấy một địa chỉ email được cá nhân hóa (VD: you@mikotech.vn). Bạn phải có một dịch vụ cung cấp email hosting.

Các doanh nghiệp thường làm việc qua email. Bằng cách sử dụng dịch vụ email hosting, bạn có thể có một hệ thống gửi thư bao gồm tên thương hiệu trong địa chỉ. Doanh nghiệp sở hữu dịch vụ email hosting sẽ hợp pháp hóa công ty đối với người nhận, tăng cảm giác chuyên nghiệp và uy tín.

Lợi ích của Email hosting là gì?

• Khả năng quản lý được nâng cao: Tất cả email được gửi và nhận đều được quản lý chặt chẽ.
• Tính bảo mật: Đường truyền email liền mạch không bị gián đoạn, hạn chế việc thư bị liệt kê vào hòm spam, blacklist IP.
• Quản trị dễ dàng: Điều chỉnh số lượng tài khoản mail và tùy chỉnh cấu hình.
• Tăng tỷ lệ gửi email thành công
• Nâng cao độ nhận diện thương hiệu: Khi doanh nghiệp sở hữu email hosting, khách hàng sẽ tin tưởng vì có domain là tên công ty hợp pháp.
• Độ tin cậy và chứng thực thông tin: Sự liên kết trực tiếp giữa nội dung email và công ty của bạn tạo ra một tổ chức chuyên nghiệp. Giúp tăng cường khả năng người nhận mở và tham gia vào nội dung email.
• Tên miền riêng: Sở hữu tên miền riêng thể hiện tính khác biệt, hợp pháp và uy tín cho doanh nghiệp.

Dịch vụ Email hosting là gì?

Email hosting là một dịch vụ thư điện tử được cung cấp trên một hệ thống máy chủ chuyên biệt với những tính năng bảo mật cao. Khác với các dịch vụ Email miễn phí hay Email đi kèm theo hosting, các email được gửi đi từ hệ thống Email Hosting luôn được đánh giá với độ tin cậy cao giúp email luôn được gửi vào Inbox.

Điều kiện để sử dụng dịch vụ Email Hosting

• Trước tiên, doanh nghiệp cần có 1 tên miền riêng và thuê dịch vụ Email hosting (hoặc mail server). Để ráp nối giữa tên miền và email hosting, doanh nghiệp cần trỏ bản ghi email trên tên miền về server.
• Tại mail server hoặc email hosting, doanh nghiệp tạo tên miền cần sử dụng. Sau đó, tạo email trên hosting là có thể sử dụng bình thường.

Các thuật ngữ trong Hosting

• Disk Space: Dung lượng lưu trữ
• Bandwidth: Băng thông
• Database: MySQL, SQL Server, cơ sở dữ liệu
• FTP Account: Tài khoản FTP

Những lưu ý khi dùng email hosting

Tận dụng những phần mềm miễn phí

Nếu như không có khả năng về tài chính thì vẫn có cách để bạn sở hữu dịch vụ email hosting. Các phần mềm tạo email hosting miễn phí như Hotmail, Yandex, Zoho,… Nếu bạn có nhu cầu sử dụng tài khoản email và dung lượng nhiều hơn thì bạn có thể trả thêm một khoảng chi phí để nâng cấp.

Phổ biến các quy định rõ ràng

• Khi sử dụng email hosting cũng đồng nghĩa với việc bạn đang dùng mail công ty, đại diện cho một tập thể. Vì thế, bạn cần phổ biến những quy định cho tập thể đó để hạn chế những rủi ro xảy ra.
• Những nhân viên đã nghỉ làm phải xóa tài khoản của họ.
• Email công ty chỉ được dùng cho công việc liên quan đến việc công, không được sử dụng vào việc cá nhân.
• Các phòng ban hay nhóm nhỏ nên sử dụng địa chỉ email riêng để không gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận, cũng như thuận lợi hơn trong việc chăm sóc khách hàng.

Chú trọng bảo mật hệ thống

Có rất nhiều email được gửi đi hàng ngày, nhưng đa số chỉ phục vụ mục đích marketing. Theo nghiên cứu năm 2011, một người dù không có bất kỳ kiến thức nào về kỹ thuật cũng có khả năng hack email trong thời gian ngắn chỉ qua hướng dẫn từ Internet. Nạn nhân của các cuộc tấn công này thường là những người giàu có, chính trị gia và doanh nghiệp lớn.

Nếu không có sự bảo mật trong email, bạn có thể chịu những tổn thất như:

• Hacker sử dụng email vào mục đích xấu.
• Dữ liệu và thông tin cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai vì trục lợi.
• Dữ liệu quan trọng bị đánh cắp.

Đặt tên email đúng cách

• Tránh gây nhầm lẫn với công ty khác: Sẽ thật bất lợi nếu bạn đặt tên email gần giống với tên của đối thủ cạnh tranh. Vì nếu khách hàng của bạn có ấn tượng xấu với công ty đối thủ, thì tỷ lệ cao là họ sẽ không mở email của bạn. Vấn đề này không quá phổ biến, nhưng vẫn cần phải lưu ý để tránh sự đáng tiếc.
• Đặt tên website, blog trên các trang mạng xã hội và kênh truyền thông khác: Nên đặt tên theo một cấu trúc thống nhất để tạo cảm giác đồng nhất, thân thuộc cho khách hàng. Đây là một đặc tính quan trọng trong việc xây dựng bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp hay cá nhân.
• Đặt tên theo phòng ban phải rõ ràng: Hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả tránh gây chồng chéo công việc giữa những phòng ban khác nhau. Ngoài ra, tên email nhân viên cũng nên đặt thống nhất theo một quy tắc chung.
• Chọn tên ngắn gọn, có ý nghĩa, xúc tích: Bạn cần chọn một tên email ngắn gọn, để khách hàng dễ ghi nhớ đến thương hiệu của bạn.

So sánh giữa dịch vụ Email Hosting và các dịch vụ Email khác

Vậy cuối cùng, dịch vụ Email Hosting có gì khác biệt với các dịch vụ Email khác? Bạn có thật sự cần dịch vụ Email Hosting hay không?

Email miễn phí

Nếu như hoạt động cá nhân, việc sử dụng Email miễn phí là một sự lựa chọn an toàn và ít tốn chi phí. Các dịch vụ Email miễn phí hiện tại như Google, Yahoo nhận được sự tin tưởng từ nhiều người dùng.

Nhưng Email miễn phí không phải là một sự lựa chọn tốt cho doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng bởi Email không có tên miền riêng của công ty. Việc này làm mất giá trị thương hiệu của công ty, giảm độ uy tín và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Email kèm theo hosting

Dịch vụ này được rất nhiều đơn vị sử dụng, tuy nhiên do là tài khoản chung mà dịch vụ này có nhược điểm như:

• Số lượng Email gửi trong 1 ngày bị hạn chế (500-1000 email/ngày).
• Dung lượng Email nhỏ: phụ thuộc vào dung lượng của gói hosting.
• Email có thể bị vào mục Spam và bỏ lỡ cơ hội được tiếp cận khách hàng.
• Việc gửi và nhận Email có thể bị gián đoạn cho máy chủ bị quá tải hoặc bảo trì, bảo dưỡng.
• Tốn băng thông sử dụng của hosting.

Dịch vụ Email Hosting

Đây là dịch vụ cung cấp Email chuyên dụng, được quản lý bởi máy chủ chuyên biệt nên đảm bảo được tính ổn định. Dịch vụ này được lựa chọn bởi nhiều doanh nghiệp lớn vì tính chuyên nghiệp mà nó đem đến.

Một số ưu điểm có thể kể như:

• Số lượng Email gửi trong 1 ngày lớn (7200 email/ngày).
• Dung lượng Email lớn: 2GB.
• Email không bị chặn và được gửi ngay đến hòm thư Inbox của khách hàng.
• Máy chủ hỗ trợ bản ghi SPF/DKIM, hỗ trợ chống virus và hòm spam,…
• Không giới hạn băng thông sử dụng của hosting.

Trên đây là toàn bộ bài viết Dịch vụ Email hosting là gì? Doanh nghiệp có thật sự cần dịch vụ Email Hosting không? Qua những chia sẻ từ websitegiare.vn, chúng tôi hy vọng bạn đã có thêm kiến thức về dịch vụ email hosting là gì, lợi ích, những lưu ý khi sử dụng và so sánh dịch vụ email hosting với các dịch vụ email khác để có thể tối ưu hóa chi phí marketing, tiến gần hơn với khách hàng tiềm năng. Websitegiare cảm ơn bạn đã đọc bài viết, chúc bạn có nhiều thành công trong chặng đường sắp tới!